Der Kern der Netzwerkarbeit sind die moderierten Erfahrungsaustauschgruppen. Dort kommen Fachleute aus der Caritas-Welt zusammen, die sich mit ähnlichen Themen und Herausforderungen beschäftigen. Der Grundgedanke ist einfach: voneinander lernen, miteinander wachsen.
Es geht nicht um fertige Lösungen von der Stange, sondern um echte Praxiserfahrungen: Was hat funktioniert? Was nicht? Welche Stolpersteine gab es? Wer hat dasselbe Problem – und vielleicht schon eine Lösung? Genau dieser offene Austausch auf Augenhöhe macht die Gruppen wertvoll.
Aktuell sind es sechs Gruppen mit 276 Personen aus 86 Mitgliedsorganisationen (Stand Oktober 2026). Mehrfachteilnahme ist die Regel – die meisten sind in zwei oder mehr Gruppen aktiv.
Die Gruppen im Einzelnen
Notfallmanagement
Backup-Strategien, Notfallkonzepte, Krisenkommunikation, Incident & Response, passende Software und alles rund um die IT-Notfallvorsorge.
Zuletzt unter anderem: Notfallkommunikation und Warnketten bei kritischen Schwachstellen, Tabletop-Übungen für die Führungsebene, Erreichbarkeit und Rufbereitschaft außerhalb der Dienstzeiten, Application Allowlisting oder EDR, Outside-In-Scanning der eigenen Angriffsfläche, wie KI die Bedrohungslage verändert.
Einführung und Nutzung von Microsoft 365
Erfahrungen bei Einführung, Migration und produktivem Einsatz von Microsoft 365 in Caritas-Einrichtungen – ausdrücklich auch zu Change-Management und rechtlichen Rahmenbedingungen.
Zuletzt unter anderem: Teams und SharePoint als Dateiablage mit Berechtigungskonzept, Copilot-Einführung und Schulung in der Breite, Passkeys und Conditional Access, E-Mail-Signatur und -Verschlüsselung, Lizenzkosten und Right-Sizing, Abkündigungen von Microsoft bis zum Jahresende, Exit-Strategie und digitale Souveränität.
Connext Vivendi
Austausch rund um eines der führenden Fachsoftware-Systeme der Sozialwirtschaft: Einführung, Konfiguration, Updates und bewährte Vorgehensweisen.
Zuletzt unter anderem: Performance und Update-Strategie, technische Voraussetzungen der neuen Versionen, Umstieg auf PD Web, Rollen- und Rechtekonzept, KI-gestützte Pflegedokumentation mit VIVA Flow und Spracherfassung, Telematikinfrastruktur und KIM, Dienstplanung in Vivendi PEP, gemeinsame Anforderungen an den Hersteller bündeln.
Einführung und Nutzung von KI
Künstliche Intelligenz in der Caritas: Einsatzszenarien, rechtliche Grundlagen, Werkzeuge, Change-Management sowie Chancen und Herausforderungen im praktischen Einsatz.
Zuletzt unter anderem: Kennzeichnungspflichten nach Artikel 50 und Schulungspflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung, KI-Leitlinien und Basisschulung, ein Einführungsguide für Vorstände und Geschäftsführungen, Ergebnisse der Mitgliederumfrage, KI-Governance und Abrechnung von KI-Kosten, KI in sensiblen Bereichen wie Beratung und Pflegedokumentation.
SoCura-Kunden und Interessierte
Austausch für Einrichtungen, die SoCura als IT-Dienstleister nutzen oder das in Betracht ziehen.
Leitung: Joachim Fuchs, IT-Koordinator von Caritas Digital21
Zuletzt unter anderem: Mobilfunk und Mobile Device Management, Anbindung an die Telematikinfrastruktur in der Pflege samt SMC-B und Heilberufsausweisen, KI im Servicedesk, Support-Wege für Anwenderinnen und Anwender.
Digitalisierung und Strategie
Für alle, die in ihrer Organisation strategisch mit Digitalisierung befasst sind. Die Gruppe sammelt Hemmnisse aus der Praxis und arbeitet sie gemeinsam und methodisch ab.
Leitung: Philipp Heinen, Digitalisierungsbeauftragter und Vorstandsreferent, Caritasverband Leverkusen
Zuletzt unter anderem: Abhängigkeit von Dienstleistern, Veränderungsmüdigkeit durch zu viele Projekte zugleich, Führungskultur, fehlende Prozessbeschreibungen, Priorisierung nach Wirkung und Aufwand, Change-Management mit niederschwelligen Formaten, warum Digitalisierung nicht allein in die IT-Abteilung gehört.
Die Teilnahme an mehreren Gruppen ist ausdrücklich möglich. Das Angebot wächst: Weitere Gruppen zu neuen Themen sind in Planung.
Ergänzend: Innovations-Impulse
Seit Juni 2026 gibt es die Austauschreihe Innovations-Impulse – ein kürzeres Format, in dem einzelne Lösungen aus der Sozialwirtschaft vorgestellt und gemeinsam auf Nachnutzbarkeit geprüft werden. Anders als die festen Gruppen läuft die Reihe anlassbezogen. Zum Auftakt ging es um ein barrierearmes Informations- und Teilhabe-System aus der Eingliederungshilfe.
Wie die Treffen ablaufen
- Rhythmus: etwa alle vier Wochen. Je nach Ferienzeiten und anderen Vereinsterminen kann es zu Verschiebungen kommen.
- Format: rein virtuell über Microsoft Teams. Jede Gruppe hat einen festen Link und einen eigenen Chat, der auch zwischen den Terminen genutzt wird.
- Dauer: in der Regel 45 bis 60 Minuten.
- Inhalt: mal reiner Austausch zu aktuellen Fragen, mal ein Impuls von außen – durch Dienstleister, Hersteller oder Fachleute.
- Sondertermine: Themen, die mehrere Gruppen betreffen, behandeln die Gruppen gemeinsam – zuletzt etwa Lizenzkosten und Governance in Microsoft 365 oder Praxisbeispiele für den KI-Einsatz in der Verbandsarbeit.
- Agenda: Die Themen bestimmen die Teilnehmenden selbst. Jede und jeder kann etwas einbringen: ein konkretes Problem, einen Projektbericht, eine Technologie, die vorgestellt werden soll.
Vertraulichkeit: die Chatham House Rule
In allen Treffen gilt die Chatham House Rule. Sie besagt: Inhalte und Erkenntnisse dürfen frei verwendet und weitergegeben werden – aber nicht, wer etwas gesagt hat oder welche Organisation welchen Beitrag geleistet hat.
- Erlaubt: „Im Erfahrungsaustausch habe ich gelernt, dass man bei der Migration auf XY auf folgende Punkte achten sollte …“
- Nicht erlaubt: „Der Träger ABC hat bei der Migration auf XY folgenden Fehler gemacht …“
Dieses Prinzip schafft einen geschützten Raum, in dem offen über Erfolge, aber auch über Probleme und Fehler gesprochen werden kann – ohne Sorge, dass etwas nach außen zugeordnet wird. Es ist ein wesentlicher Grund dafür, warum der Austausch so gut funktioniert.
Zusammenfassungen: kein Treffen verpassen
Jedes Treffen wird aufgezeichnet und ausführlich zusammengefasst. Der Weg dorthin ist bewusst datensparsam:
- Transkription mit einem Programm, das lokal auf unseren Rechnern läuft – dabei verlassen keine Daten unsere Systeme.
- KI-gestützter Entwurf der Zusammenfassung auf Basis des Transkripts.
- Redaktionelle Prüfung durch die Geschäftsstelle. Ungeprüfte Zusammenfassungen werden nie verschickt.
- Veröffentlichung im CariNet, verbunden mit einer Benachrichtigung an alle Teilnehmenden.
Über die Jahre ist daraus eine umfangreiche Wissensbasis entstanden. Wer bei einem Termin nicht dabei sein kann, liest nach – manche Mitglieder nehmen bewusst nur lesend teil. Die Zusammenfassungen sind ausschließlich für die Teilnehmenden der jeweiligen Gruppe bestimmt; Aufzeichnungen geben wir grundsätzlich nicht heraus.
Wer mitmachen kann
Voraussetzung ist eine Anstellung bei einer Mitgliedsorganisation des Caritas-Netzwerk IT e. V. Mehrere Personen aus derselben Einrichtung sind willkommen – häufig lohnt es sich, wenn verschiedene Rollen vertreten sind.
Zusammenfassungen, Unterlagen und den Austausch zwischen den Treffen finden Sie im CariNet, der Intranet- und Community-Plattform der Caritas. Sie haben dort noch keinen Zugang? Kein Problem: Für Mitarbeitende unserer Mitgliedsorganisationen legen wir den CariNet-Account gerne an, gleich bei der Aufnahme in die Gruppen.
Neue Gruppen und Themenpat:innen sind ausdrücklich erwünscht. Wenn Ihnen ein Thema fehlt, sprechen Sie uns an – für den Start braucht es vor allem jemanden, der es moderieren möchte.
Was Sie erwarten können
- Gut organisierte Treffen mit Agenda und Moderation
- Rechtzeitige Information über Termine, Themen und Änderungen
- Dokumentation der Ergebnisse im CariNet – mit Schreibrechten auch für Sie, für Fragen und eigene Beiträge zwischen den Treffen
- Unterstützung bei technischen und organisatorischen Fragen
- Ein wertschätzendes Miteinander auf Augenhöhe
- Die Mitnahme konkreter Wünsche und Sorgen in andere Gremien und auf andere Ebenen
Interesse? Sprechen Sie uns an
Für Fragen zu den Erfahrungsaustauschgruppen, zum Incident & Response-Vertrag oder zu den Terminen der Informationsveranstaltungen:
Gerhard Müller, Geschäftsführer
gerhard.mueller@caritas-netzwerk-it.de · +49-179-133-8060
Mirco Beyer, Referent für Kooperationsentwicklung
mirco.beyer@caritas-netzwerk-it.de · +49-1556-617-5294