In vielen Organisationen der Caritas wird KI längst genutzt, oft ohne gemeinsame Regeln und ohne feste Ansprechperson. Wer das ordnen will, steht vor denselben Fragen wie alle anderen: Was ist Pflicht und was Empfehlung? Welche Regeln brauchen wir? Wer kümmert sich? Wie nehmen wir die Beschäftigten mit? Und wer bezahlt das?
Bisher beantwortet jede Organisation diese Fragen für sich, mit viel Aufwand und oft vom leeren Blatt aus. Für einen großen Träger ist das mühsam. Für einen kleinen Träger mit 40 Beschäftigten und ohne eigene IT ist es schlicht eine Überforderung.
Deshalb haben wir im Caritas-Netzwerk IT e. V. für unsere Mitglieder einen KI-Werkzeugkasten gebaut. Mirco Beyer und ich haben ihn am 6. und 15. Oktober gemeinsam online vorgestellt. Danke an alle, die dabei waren!
Der Werkzeugkasten führt in vier Schritten zu einem geordneten KI-Einsatz:
- Wissen, wo man steht: Ein Selbstcheck mit zwölf Fragen zeigt der Leitungsrunde in einer halben Stunde den eigenen Standort und drei nächste Schritte.
- Regeln aufschreiben: Ein Leitlinien-Generator macht aus elf Fragen einen ersten Leitlinien-Entwurf für die eigene Organisation. Jede Regel ist begründet, auch aus Sicht der Mitarbeitervertretung.
- Zuständigkeit benennen: ein Rollenkatalog mit Musterbeschluss für die KI-Koordination, dazu ein Einstiegsheft für die ersten Wochen und eine Lernstrecke.
- Beschäftigte mitnehmen: die Basisschulung „KI im Arbeitsalltag“, als Foliensatz mit Sprechernotizen für 90 Minuten oder zum Selbstlesen.
Dazu kommen ein Einführungsguide für Leitungen, ein Blatt „Pflicht oder Empfehlung?“, eine Tool-Übersicht mit Prüfraster, ein ehrlicher Blick darauf, wo der Nutzen von KI belegt ist, eine Hilfe zur Kennzeichnung von KI-Bildern und ein Überblick, was die Sozialgesetzbücher an Digitalisierung refinanzieren.
Was uns dabei wichtig war:
→ Professionell statt improvisiert: Alle Rechtsaussagen folgen einem gemeinsamen Wortlaut, den wir regelmäßig abgleichen.
→ Klein anfangen dürfen: keine neue Stelle, keine Software, keine Lernplattform. Bei unter 50 Beschäftigten braucht die KI-Koordination zwei bis vier Stunden im Monat, am Anfang etwas mehr.
→ Datenschutz von Anfang an: Die Werkzeuge laufen vollständig im Browser, nichts wird übertragen.
→ Anpassen statt abschreiben: Die Vorlagen sind Word-Dateien, in denen jede Organisation nur noch das Eigene einträgt.
Gebaut und geprüft ist alles, im Alltag erprobt noch nicht. Deshalb begleiten wir in den nächsten sechs Monaten drei Pilot-Organisationen. Interesse bis zum 30. Oktober per Mail an Mirco Beyer oder mich.
Für Mitglieder ist der Werkzeugkasten frei verfügbar. Was drinsteht und wie man hineinkommt:
👉 KI-Werkzeugkasten im Mitgliederbereich
Und wer einen Mitgliedsantrag stellt, kommt auch sofort ran 🙂
Dieser Beitrag ist am 19. Oktober 2026 auch auf LinkedIn erschienen.